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Text File  |  1991-09-01  |  15KB  |  363 lines
  1. ONLINE PHONE SYSTEM MANAGER        VERSION 2.0
  2.  
  3.          SHAREWARE RELEASE VERSION
  4.  
  5. Copyright 1989,1990,1991  Online Resources  P.O. Box 1034 Concord, CA 94522
  6.                   All Rights Reserved
  7.  
  8. REGISTRATION OF THE PRODUCT ENTITLES YOU TO THE LATEST REGISTERED VERSION 
  9. OF THE PRODUCT, AS WELL AS OTHER VALUABLE BENIFITS!  DO NOT USE FOR MORE
  10. THAN 30 DAYS WITHOUT REGISTRATION.  THIS IS AN EVALUATION COPY ONLY.
  11.  
  12. General information:
  13.  
  14. This program is designed to simplify the task of managing a corporate
  15. telephone directory, and phone system. Features include:
  16.  
  17. * Online look-up of people by name, phone number, location, employment status,
  18.   department, special treatment of calls, alternate phone number etc.
  19.  
  20. * Online creation, updating, viewing and management of messages.
  21.  
  22. * Generates reports based on various criteria, including phone directories
  23.   with the option of being sent to printer, screen, or disk file for
  24.   later processing.
  25.  
  26. * Pop-up color menus, scrolled look-up displays, and context-sensitive help.
  27.  
  28. * Built-in Multi-user/LAN support-includes full security system, with
  29.   multiple access levels, and encrypted files.
  30.  
  31. * Separate system administrator program.
  32.  
  33. NEW! * Online look-up of misc. phone numbers, such as general voice or FAX
  34.        numbers for various departments, other commonly called companies, etc.
  35.  
  36. NEW! * Copying (cloning) of records, to help build the database faster.
  37.        You can make a single model record, and make many copies, and
  38.        change what you want.
  39.  
  40. NEW! * Multiple add mode, so that you can make repeated adds without having
  41.        to keep depressing the INS key.
  42.  
  43. NEW! * Online reference information library gives people a place for common
  44.        reference information.
  45.  
  46. NEW! * Single key database add confirmations.
  47.  
  48. NEW! * Mouse/pointing device awareness/support.
  49.  
  50. NEW! * New embedded overlay design uses less main memory, and allows
  51.        use in a "PATH", so several departments can use the same copy,
  52.        with discrete user tables, message bases, etc.  
  53.  
  54. This program lets everyone on a network have access to the latest
  55. information on who is where, and lets your people take and receive
  56. messages online.
  57.  
  58. It can be used on a single PC or network, and can easily be used by
  59. telephone operators, clerks, receptionists, secretaries, sales people,
  60. managers, and anyone else that deals with the phone.
  61.  
  62. People on the road can also use the program with their laptop computers.
  63.  
  64. We recommend that you use it in your organization for a month, and see if you
  65. don't see an improvement in communication and overall productivity.  This can
  66. really make a difference in keeping people in-touch.
  67.  
  68. The program uses "pop-up windows", and a person can become proficient
  69. in its use in a matter of minutes.  It is very "intuitive", and with a
  70. little "play", most features become readily apparent.
  71.  
  72. You must insure that the "CONFIG.SYS" file in the root directory contains
  73. a statement allowing AT LEAST 40 files to be opened, as follows:
  74.  
  75. FILES=40
  76.  
  77. Certain systems will need to increase this number, especially LAN
  78. servers.
  79.  
  80.  
  81. It is recommended that a hard drive be used, and all files should be placed
  82. in the same directory.
  83.  
  84.  
  85. No special installation is required. Just copy the files to the subdirectory
  86. that you want it to create files in.  To execute, type:
  87.  
  88.    PHONE2.EXE
  89.  
  90. To execute the system administrators program, type:
  91.  
  92.    ADMIN.EXE
  93.  
  94. The system administrators program lets you create, modify, and delete user
  95. ID's, and view and purge the security log.
  96.  
  97. Security levels are 9 to 1, with 1 being the highest level.
  98.  
  99. Level 9 is a basic browse level, it can do directory look-ups by last name,
  100. and can browse messages, but cannot do full views of directory database
  101. information, such as comments, etc, nor add/change/delete anything.
  102.  
  103. Level 8 lets you browse more extensively, including full views, but still
  104. can't add/change/delete anything.
  105.  
  106. Level 7 lets you browse and call reports from the reports menu (Accessable thru
  107. the "Management menu" system, but still cannot add/change/delete anything.
  108.  
  109. Level 6 lets you browse, call reports from the reports menu, and lets you
  110. add/change/delete everything, except security administration program.
  111. Minimum security level to access appointment calendar database.
  112.  
  113. Level 1 lets you have full access to the system, as well as the system
  114. administration program.
  115.  
  116. The limit to the number of user ID's that can be active are limited by your
  117. disk space, and once established, users can change their own password
  118. after a successful log-on, without getting the system administrator
  119. involved.
  120.  
  121. All user IDs consist of three parts:
  122.  
  123. User name
  124. Password
  125. Security level
  126.  
  127. Initially the following User name/password combinations are active:
  128.  
  129. User Name    Password      Level
  130. USER1         PASS1        1  (Change this one as soon as possible)
  131. USER6         PASS6        6
  132. USER7         PASS7        7
  133. USER8         PASS8        8
  134. USER9         PASS9        9
  135.  
  136. BE SURE TO DELETE ALL UNUSED USERNAMES AND PASSWORDS!
  137.  
  138. Every user on the system should be assigned their own individual user name
  139. and password. After they are assigned, a user can change their own password
  140. without having to get the system administrator involved.
  141.  
  142. The phone manager program has context-sensitive help, in that practically
  143. anywhere you are in that program help is just a keystroke away (F1).
  144.  
  145. When you run the program for the first time, you should log on with at least
  146. a level 6 access, as the program creates its own databases that are empty, and
  147. you will need to create them before you can use most of the features.  The
  148. program will immediately go to an update window if you try to access an
  149. empty database.
  150.  
  151. The opening menu has the following options:
  152.  
  153. Operator scan:     Lets you browse thru the directory database by persons last
  154.          name, and you van view and modify the phone list database,
  155.          using scrolled windows. You can also instantly change an
  156.          active message or add a new message, by depressing F8 and
  157.          F9 respectively, after going to this mode. Lets you access
  158.          the Misc numbers database,  Online Reference Library, and
  159.          appointment calendar database.
  160.  
  161. Management menu: Lets you browse thru database by Last name, location,
  162.          department, employment status (active former, etc),
  163.          phone number, etc, using scrolled windows, and
  164.          add/delete/modify the database entries.  Also you can
  165.          access the menu of reports, that can be sent to your
  166.          screen, a printer (LPT1-LPT4), or a disk file for later
  167.          word processing.  Lets you access the Misc numbers
  168.          database, and the Online Reference Library.
  169.  
  170. Add a message:     Lets you add a new message, delete, view, or modify a current
  171.          message by LAST NAME in a scrolled window..
  172.  
  173. View a message:     Lets you view or delete only currently active messages using
  174.          a scrolled window, by last name.
  175.  
  176. We suggest that you try out all the features, and put this productivity tool
  177. to work in your operation as soon as possible.
  178.  
  179. We also have put in an automatic screen saver, so the screen will blank out
  180. after 10 minutes.  Just depress a space to un-blank it.     You can change it
  181. to a different value, or eliminate the feature entirely, as follows:
  182.  
  183. PHONE V=0 disables the feature
  184. PHONE V=5 blanks the screen after 5 minutes
  185. PHONE V=X blanks the screen after X number of minutes
  186.  
  187. To disable the Beep on error feature, just start the program as follows:
  188.  
  189. PHONE /N=NO
  190.  
  191. To use the program with an enhanced keyboard, with some "compatibles" you
  192. may need to start the program as follows:
  193.  
  194. PHONE /E
  195.  
  196. -------------------------------------------------------------------------
  197.  
  198. Advanced LAN installations:
  199.  
  200. Some companies put the program in one subdirectory, and then put a "path"
  201. statement in the AUTOEXEC.BAT file.  Note that files have to be duplicated 
  202. in each subdirectory, but this allows the option of discrete message bases
  203. for different departments, as well as different reference information, etc.
  204.  
  205. Each subdirectory can have its own separate USER ID tables, as another
  206. layer of security.  
  207.  
  208.  
  209. Example:  MD \ONLINE   
  210.  
  211. Copy PHONE.EXE and ADMIN.EXE into that subdirectory.
  212.  
  213. Add the statement into your AUTOEXEC.BAT file: 
  214.  
  215.           PATH <drive> \ONLINE
  216.  
  217. Create subdirectories for each department:
  218.  
  219. MD \OPERAT
  220. MD \SALES
  221. MD \MGMT
  222. MD \ENGR
  223.  
  224. etc.
  225.  
  226. Copy the user and level files (USER.DAT, USER.K01, LEVEL.DAT, LEVEL.K01,
  227. and PHONE.HLP) into each subdirectory.  This allows each department to have
  228. its own separate user access, and message bases.  They will type "PHONE2:
  229. from within their own subdirectory.  Note that you can let people in each
  230. department administer their own user access, as ADMIN is also available
  231. to all subdirectories, but will only update their own subdirectorys user
  232. tables. 
  233.  
  234.  
  235. If you want people to have common access to the directory, you must manually
  236. copy the DIRECT.DAT and DIRECT.K01 to each departments subdirectory.  Note 
  237. that if people manually update the phone directory, the change will only be
  238. to that departments copy of the directory.  This can be good or bad, depending 
  239. on where you want to place change control, or restrict access to employee
  240. status info, etc.
  241.  
  242. Some servers using DOS version 4.01 may have to include the following
  243. statement in the CONFIG.SYS file only IF you receive the DOS error
  244. "ACCESS DENIED": 
  245.  
  246. INSTALL=C:\SHARE.EXE /L:200 /F:4096
  247.  
  248. -------------------------------------------------------------------------
  249.  
  250. There is nothing special you have to do to run it under Desqview, other than
  251. make the "MEMORY SIZE" on screen one 384K and the "MAXIMUM PROGRAM MEMORY
  252. SIZE" on the second screen of program options window 640K (even though you
  253. don't have it, and the program won't use it.
  254.  
  255. The program is compatible with any IBM PC, XT, AT, PS/2 or 100%
  256. compatible, operating on DOS version 2.0 or higher (3.1 recommended
  257. for networks), and having 512K, a monochrome or color monitor,
  258. and virtually any 80 column printer (if you want printed reports.)
  259.  
  260. IBM is a registered trademark of the International Business Machines Co.
  261. DESQVIEW is a registered trademark of Quarterdeck Office Systems.
  262.  
  263. This program may be freely distributed, in its unmodified format, as
  264. long as no charge is made, except for a token "disk copying" charge,
  265. not to exceed $10.00.
  266.  
  267. This program is distributed using the "Shareware" concept.  This allows
  268. potential users to try a product before buying it.  If you like the program,
  269. please fill out the registration form,    enclose a check or money order
  270. for $69.00, and mail it to the address indicated.  You will receive the
  271. latest version of the program and be notified of new releases, and be
  272. able to purchase upgrades and other software we develop at discount prices.
  273.  
  274. By supporting the shareware concept of marketing, it helps continue to
  275. make quality software available to you at reasonable prices, without the
  276. high overhead normally involved in marketing software.
  277.  
  278. Online Resources is constantly looking for ways to improve our products,
  279. and better serve the needs of our customers.  We are committed to providing
  280. powerful, high-quality business software, at affordable prices.
  281.  
  282. This program package can go head to head with many other programs costing
  283. many times what ours does.  Some programs that work on local area networks
  284. cost of hundreds or thousands of dollars.  We assume that some day you
  285. may want to have that option, so we built the Local Area Network support
  286. right in the package.
  287.  
  288.  
  289. LIMITED LICENSE GRANTED
  290.  
  291. Unlike conventional software marketing channels, we provide you with a
  292. fully functional program, to let you decide if it suits your needs.
  293. If you continue to use the software after a reasonable evaluation period,
  294. in our case, 30 days, you must to register the program to continue to use
  295. it legally.  You receive the very latest version without the "unlicensed
  296. evaluation copy" message, and a certificate proving that you are a licensed
  297. user of the product.
  298.  
  299. The cost of registration of the Online Phone Manager package is $69.00.
  300.  
  301. If you plan to use copies of the registered version on several PC's not
  302. on a network, we have very flexible site licensing.  Contact us for
  303. details.
  304.  
  305. -------------------------------------------------------------------------------
  306.              Registration Form
  307.             Online Phone System Manager  Ver 2.0
  308.  
  309. Name:______________________  Company:_______________________
  310.  
  311. Address:____________________________________________________
  312.  
  313. City:__________________     State:________________     Zip code:__________
  314.  
  315. Phone:________________________
  316.  
  317. Number of copies registering ______  at $69.00 per copy
  318.  
  319. Amount enclosed: $___________
  320.  
  321. Format:     3 1/2"________     5 1/4"________
  322.  
  323. Where did you obtain your copy of the program? ____________________________
  324.  
  325. ___________________________________________________________________________
  326.  
  327. Mail to: Online Resources
  328.      P.O. Box 1034 
  329.      Concord, CA 94522
  330.  
  331. Comments:__________________________________________________________________
  332.  
  333. ___________________________________________________________________________
  334.  
  335. ___________________________________________________________________________
  336.  
  337. ___________________________________________________________________________
  338.  
  339. ___________________________________________________________________________
  340.  
  341. ___________________________________________________________________________
  342.  
  343. Suggestion for enhancements:_______________________________________________
  344.  
  345. ___________________________________________________________________________
  346.  
  347. ___________________________________________________________________________
  348.  
  349. ___________________________________________________________________________
  350.  
  351. ___________________________________________________________________________
  352.  
  353.  
  354. This program is provided "AS IS" without warranty of any kind, either expressed
  355. or implied, including, but not limited to the implied warranties of
  356. merchantability and fitness for a particular purpose.  The entire risk as to
  357. the quality and performance of the program is with you. In no event will
  358. Online Resources be liable for any damages, including any lost profits, lost
  359. savings, or other incidental or consequential damages arising out of the use
  360. or inability to use this program.
  361. -------------------------------------------------------------------------------
  362.  
  363.